企业事业单位归档档案整理规则

为适应计算机管理档案的需要，规範归档档案的整理方法，保证整理质量，有利于档案管理现代化，特制定本规则。

本规则适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的归档档案整理工作。

本规则所称归档档案是指各级机关、团体、企业事业单位和其它组织在其职能活动中形成的、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质档案材料。

归档的档案材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。

归档档案的整理，应遵循档案材料形成的基本规律，保持档案材料之间的有机联繫，区分不同价值，便于保管和利用。

归档档案的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

归档档案的整理，以件为单位进行。一般以一份档案为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册(本)为一件;正本与定稿合为一件；来文与复文合为一件；正件与附属档案合为一件。

归档档案的整理，按下列步骤进行分类：

分年度：将归档档案按其形成年度分开。

分保管期限：将同一年度的归档档案按永久、长期、短期三种保管期限分开。分职能：将同一年度、同一保管期限的归档档案按党群工作、行政管理、业务管理三种职能分开。

归档档案应逐件装订，使用的装订材料应有利于归档档案的保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后：正件在前，附属档案在后。

同一年度、同一保管期限、同一职能的归档档案按档案形成时间或问题排列。会议档案、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。

在每件归档档案首页右上方加盖档号章(档号章格式见附图一)并填写有关项目。档号章的项目包括：

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

年 度：归档档案的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

保管期限：归档档案的保管期限。

件 号：归档档案在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。

编製件号时，同一年度、同一保管期限的归档档案只编一个顺序号，件号不得重複。

归档档案应按件号顺序装满档案盒，同一年度、同一保管期限但不同职能的归档档案可放在同一档案盒内。档案盒应採用无酸纸製作，由深圳市档案局监製，封底下部应印有“深圳市档案局监製”字样。

档案盒封面(格式见附图二)填写立档单位全称或规範化简称。

档案盒背脊(格式见附图三)项目包括：

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

年 度：归档档案的形成年度。

保管期限：归档档案的保管期限。

起止件号：盒内归档档案的起始和终止件号。

盒 号：档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

备考表(格式见附图四)项目包括：

盒内档案情况说明：说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理者：负责整理归档档案的人员姓名。

整理日期：归档档案整理完毕的日期。

档案目录即归档档案目录(格式见附图五)项目包括：

件号：归档档案在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。

责任者：制发档案的组织或个人。

文号：档案的发文字号。

题名：档案的标题。

日 期：档案的制发日期。

页数：每件档案(含档案处理单、发文稿纸)的页数。

备注：档案状况的必要说明。

档案目录封面格式见附图六。

整理说明应包括的内容：本单位的职能、机构设定与变化情况、主要领导人任职与变化情况；本年度工作概况；本年度归档档案的完整性、準确性、数量及整理方法。

整理说明应与档案目录一起装订成册，一式三份。