对于研究者来说，套用写作是以套用文的文体及其写作活动为研究对象、探讨套用文写作规律的实用科学。

对于学习者来说，套用写作是以套用写作的理论为学习对象并接受套用文写作训练的工具课。

社会各方面发展的速度越快，各种信息量就越大，管理部门或单位为了提高处理日常业务工作的质量和效能，就必须重视提高工作人员的套用文撰写能力。

因此能否得心应手地撰写套用文，已经成为衡量工作能力高低的重要标準之一。

(一)套用文的含义

国家机关、企事业单位、社会团体以及人民民众办理公私事务、传播信息、表述意愿所使用的实用性文章。

(二)套用文的种类

按照套用文的使用功用来划分，其种类有：

1.通用类

指人们在办公或办事中普遍使用的文书。

(1)行政公文类：指《国家行政机关公文处理办法》中所规定的文种。包括命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批覆、意见、函和会议纪要等。

(2)通用事务类：包括调查报告、工作总结、述职报告、简报、计画、规章制度和会议材料等。

(3)个人事务类：如日记、读书笔记及各类信函等。

2.专用类

指专业性较强的文书。包括：科技、财经、司法、传播以及外交、军事等类文书。

(三)套用文的特点

套用文具有直接功用性、内容真实性、思维逻辑性和格式稳定性等共同特点。

四、套用写作的学习方法

(一)学习本课程的基本方法

要学好本门课程，应当注意以理论为指导，以例文为借鉴，以训练为中心。

(二)进一步提高写作水平的根本途径

进一步提高写作水平的根本途径是必须全面提高修养，即德、才、学、识这四个方面的修养。

(一)主题

主题又称主旨，是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。套用文的主题形成，往往是“意在笔先”，即根据套用文的撰写目的而确定，根据撰写目的蒐集材料、占有材料和选择材料，根据撰写目的确定文体。撰写套用文对主题有以下要求：应力图使文章的主题正确、集中、深刻与鲜明。

(二)材料及其来源

所谓材料，指作者为了撰写目的而蒐集或积累的能够表现文章主题的事实或论据。套用文的材料一般通过查阅文献、深入调研和日常学习积累来获得。

(三)材料的选择和使用

有了材料，并不是说要把所有的材料都写到文章里去，只有那些能够证明或说明主题的材料才是我们所需要的，其他的都应该捨弃。

1.选择材料

要紧扣主题选择具有真实性、典型性、新颖性的材料。

2.使用材料

要根据套用文的不同性质决定材料的使用方式，根据文章的撰写目的确定材料使用的详略。

(四)材料与主题的关係

材料是文章的内容，主题是文章的中心思想，二者必须统一。

(一)套用文的结构

套用文的结构，指对套用文的内容进行的组织安排。

套用文的结构，要求完整、严谨，纲目清楚，层次分明，段落清晰，要避免鬆散与重複。

套用文的正文都具有开头、主体与结尾几大部分，但在具体安排时，还要根据不同文体的特点安排不同的结构形态。例如工作报告、会议纪要等陈述性文体，大多根据管理活动、管理对象的发展变化及特徵来组织文章结构，要求有头有尾，连贯完整；行政法规、契约和协定书等文体，侧重说明根据、规则及措施，因此，常常使用条款和表格式组织结构；调研报告、学术论文等说理性的文体则要运用论据对论点进行论证，其结构一般按提出问题　分析与论证问题　解决问题的次序组织。如果某文章兼用记叙文与议论文两种体裁，其结构就要更複杂些。

(二)结构中的层次

1.层次

层次是套用文思想内容表现的次序。

每个层次要具有相对的完整性，对层次的划分，要前后有序，条理清楚。

2.层次的形式

关于层次的划分，在一篇文章中要取同一标準，一般採用的形式有：以时地为序、以管理活动的发展阶段为序、以逐层论证为序、以问题为序和综合式。

3.层次的表述方法

有：小标题表示、数量词表示、词和词组表示三种。

(三)段落

段落，这里指自然段，即套用文中能够表达一个完整意思而又相对独立的基本构成单位，是在行文中，由于转折、间歇及强调等情况而自然形成的分隔、停顿。

在划分层次之后，需要安排好段落。一是注意段与段之间的联繫；二是每段要相对完整地表达出一个中心意思，不能把一个完整的意思分成几段来写，也不能把不相关的意思硬放在一段之内，要注意段落的完整性与单一性；三是段落要长短适度。

(四)衔接与照应

安排好套用文各层次、段落之间的衔接与照应，目的是使层次、段落之间前后连线、转折自然。

(五)开头与结尾

1.套用文的开头

一般常用的形式有如下几种：

(1)以揭示主题的方式开头。

(2)以撰文的缘由和目的开头。

(3)以陈述概况的方式开头。

(4)以阐明论点(结论)方式开头。

(5)以提问的方式开头。

(6)以致意的方式开头。

(7)以表明态度方式开头。

2.套用文的结尾

结尾一般要与套用文的开头相呼应，表述的形式如下：

(1)以专用词语结束全文。如：“特此报告”、“此布”、“此复”等。

(2)以强调行文目的结束全文。如：“上述报告，如无不妥，请批转……”，或“上述要求，请予批准”，或“请儘快函复为盼”。

(3)以点题的方式结束全文。在结尾点明主题或深化全文主题，可使读者加深对文章的理解。

(4)以号召，希望结束全文。在结尾发出号召，寄託希望，适用于下行文或讲话。

总之，套用文的开头与结尾，要根据套用文的内容和文种的特点採取不同的表述方式，要有具体的针对性。

表达方式，指撰写文章所採用的具体表述方法和形式。表达方式有五种形式：记叙、描写、抒情、说明和议论。套用文最常用的是记叙、说明和议论。

(一)套用文语言的表述要求

套用文的语言表述，要求儘量做到：严谨庄重、恰当準确、朴实得体、简明生动。

(二)套用文专门用语

1.称谓词

即表示称谓关係的词

第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。

第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。

第三人称：“该”，在套用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。“该”字在档案中正确使用，可以使套用文简明、语气庄重。

2.领叙词

领叙词是用以引出套用文撰写的根据、理由或套用文的具体内容的词。常用的有：

根据□按照□为了□接……□前接或近接……□遵照□敬悉□惊悉

……收悉□……查□为……特……□……现……如下

套用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。

3.追叙词

追叙词是用以引出被追叙事实的词。如：

业经□前经□均经□即经□复经□迭经

在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。

4.承转词

又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，有：

为此□据此□故此□鑒此□综上所述□总而言之□总之

5.祈请词

又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有：

希□即希□敬希□请□□望□□敬请□烦请□恳请□希望□要求

使用祈请词的目的在于造成机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联繫。

6.商洽词

又称询问词；用于徵询对方意见和反映，具有探询语气。有：

是否可行□妥否□当否□是否妥当□是否可以□是否同意□意见如何

这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即在确需徵询对方的意见时使用。

7.受事词

受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。如：

蒙□承蒙

属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。

8.命令词

命令词即表示命令或告诫语气的词语。以引起受文者的高度注意。如：

表示命令语气的语词有：着□□着令□特命□责成□令其□着即

表示告诫语气的词语有：切切□毋违□切实执行□不得有误□严格办理

9.目的词

目的词即直接交待行文目的的词语，以便受文者正确理解并加速办理。

用于上行文、平行文的目的词，还须加上祈请词，如：

请批覆□函复□批示□告知□批转□转发

用于下行文，如：查照办理□遵照办理□参照执行

用于知照性的档案，如：周知□知照□备案□审阅

10.表态词

又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如：

应□□应当□同意□不同意□準予备案□特此批准□请即试行□按照执行□可行□不可行□迅即办理

在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。

11.结尾词

结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。

用以结束上文的词语。如：

此布□特此报告□通知□批覆□函复□函告□特予公布□此致□谨此□此令□此复□特此

再次明确行文的具体目的与要求。如：

……为要□……为盼□……是荷□……为荷

表示敬意、谢意、希望。如：

敬礼□致以谢意□谨致谢忱

使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋予庄重、严肃的色彩。