法律是由国家权力机关依照立法程式制定或认可的档案，如宪法、行政法、民法、刑法、婚姻法、经济法、诉讼法等。行政法规是由国家行政机关制定或颁布的属于法律规範性的档案，包括决议、决定、章程、条例、规定、办法等。决议是为处理某些重大问题或重大事件经会议讨论通过而形成的；决定是对某项重大任务作出的方针性、政策性、制度性的规定或採取的措施；章程是对某一组织的性质、任务、机构设定和活动所规定的规则；条例、规定、办法是对某项工作或某项活动所作的具体规範。

命令也简称令，是国家权力机关、行政机关、军事机关下达的具有强制性、领导性、指挥性的档案。主要用于颁布法规、规定重大的行政措施、战事动员和指挥、任免、嘉奖、惩处工作人员以及通缉和赦免有关人员等，分为公布令、任免令、嘉奖令、赦免令和一般行政命令。指令是国家行政机关发布经济、科研等方面指导性和规定性相结合的措施和要求的档案。

指示是上级机关对其所属下级机关布置和指导工作，阐明工作活动的原则、步骤和方法的指导性档案。批示是上级机关针对下级机关来文中述及的问题提出指示性意见的档案。批覆是上级机关用于答覆下级机关请示事项的档案。通报是用于推广经验、表扬好人好事、批评错误以及传达重要情况的档案，分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。上级机关对下级机关、一个机关对其内部机构或人员皆可用通报。

报告是下级机关向上级机关报告工作情况或汇报上级交办事项的处理结果而使用的档案，分综合性报告和专题性报告。请示是下级机关请求上级机关对某项工作问题给予指示、审核和批准而使用的档案。签报是机关或部门负责人亲笔书写和签名的向上级负责人请示汇报工作事项的档案。

属于公布性档案，可张贴、广播和登报。国家机关向民众公布政策、法令和重大事件，宣布禁止妨害国家和公共利益的行为，以及宣布其他需要民众周知和遵守的事项，用布告。机关、团体、企事业单位对公众宣布应当遵守或需要知道的事项，用通告。国家机关向国内外宣布重大事件，用公告或公报，公告内容比较简要，公报内容比较具体。

是机关、团体、企事业单位广泛使用的档案名称称，不受上级、下级、平级的限制。通知用于传达上级的指示，告诉下级办理或需要知道的事项，批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，告知开会的时间、地点和内容等。函用于机关、团体、企业和事业单位之间商洽工作、询问和答覆问题 电报是用电波信号传递档案的一种方式,分为明码电报、密码电报和传真电报三种，发布作战命令、报告紧急事件、下达紧急通知、商洽紧急事宜多用电报形式，还有礼节性的电报如贺电、慰问电、唁电等。

是机关、团体、企事业单位内部使用的档案，根据需要也可上报或下达，成为外发档案。计画是为实现某一目标、完成某项任务而提出的要求、指标、时限、措施、方法的预计性档案，如工作计画、生产计画、干部培训计画等。总结是对已经完成的工作进行系统地回顾、分析和归纳，找出经验和教训的一种档案。

是机关、团体、企事业单位用于记言记事的档案。记录用于记录会议发言、领导人讲话或工作活动，分为会议记录、电话记录、值班记录、大事记等。纪要亦称会议纪要，是在会议纪录的基础上经整理加工，概括会议的基本情况、基本精神、主要内容和决定事项的档案。记录是机关或单位内部使用的档案，会议纪要是外发档案。

通用文书的各种档案名称称,反映档案的不同目的要求和作用，体现机关、团体、企事业单位隶属关係、许可权範围和行文关係，按照正常的行文关係準确地使用档案名称称，有助于机关或单位进行正常的职能活动和管理工作，有助于提高工作效率和质量。

档案一般可分为系统档案、通用档案和用户档案三类。系统档案及通用档案通常由专业人员装入硬碟（一般装入C糟），其档案名称与扩展名由系统约定好，用户不能随便对这些档案进行改名或删除。